FMTech Insights: Ahorros Generados por una Mejor Gestión del Estacionamiento en la Era del Trabajo Híbrido

FMTech Insights es una serie en la que expertos en la materia y líderes de pensamiento en FMTech comparten su conocimiento y opiniones sobre el tema de su especialidad; ayudando a la industria a aprender, innovar y crecer. La serie abarcará todos los sectores de la gestión de instalaciones (FM) – desde la gestión de lugares de trabajo, operaciones y mantenimiento, gestión de energía, gestión de residuos y todo lo que hay entre ellos.

Paweł Postupalski es el cofundador de Parkey, una plataforma SaaS intuitiva para gerentes de instalaciones y empleados que crea un mapa interactivo de estacionamiento, configuraciones básicas y proporciona acceso al panel de back-office, lo que resulta en un 30% de mejor utilización de los estacionamientos. Pawel, experto en TI, también está a cargo del desarrollo del producto de Parkey.

Una mejor gestión del estacionamiento ahorra hasta 350,000 € al año para un solo edificio de oficinas

El trabajo híbrido ofrece muchas ventajas, pero también la necesidad de aprovechar los recursos corporativos, los cuales deben ser más flexibles. Para ser claros, la gestión de los recursos corporativos no puede seguir el ritmo de la escala del trabajo híbrido, y esto genera pérdidas. Los estudios de caso de los estacionamientos corporativos muestran que actualmente se utilizan alrededor del 40% de su capacidad. Y las pérdidas para los inquilinos de un solo edificio de oficinas debido a esto pueden ser de hasta 350,000 € por año.

La pandemia ha cambiado permanentemente la realidad de la mayoría de las empresas. Las posiciones de trabajo híbrido aumentaron un 31% en el segundo trimestre de 2022 con respecto al primer trimestre de 2022, según Global Data. La mayoría de las empresas ya no están regresando a una presencia tradicional en la oficina y están maniobrando para acomodar a su fuerza laboral muy flexible. Y esto plantea un nuevo desafío para los gerentes de instalaciones o de oficinas: cómo gestionar los recursos, el espacio y los equipos de manera que se utilicen de forma óptima y no generen pérdidas.

“Una empresa que alquila una oficina generalmente tiene muchos menos espacios de estacionamiento que empleados que se desplazan en coche. Solo se asignan espacios de estacionamiento a empleados seleccionados y el resto tiene que buscar un lugar en otro lado (y, a menudo, pagar por ello). A su vez, los empleados con espacios asignados a menudo trabajan de forma remota, viajan, tienen vacaciones o están de baja. Como resultado, cada día hasta el 60% de los espacios de estacionamiento, que son costosos de mantener, no se utilizan en absoluto, lo que crea una pérdida financiera grave”, dice Paweł Postupalski, cofundador de Parkey, una plataforma de gestión de estacionamientos.

El desafío: hacer un mejor uso de los estacionamientos corporativos

Mirando la escala de este problema desde una perspectiva urbana, es fácil entender lo urgente que es abordarlo. Por ejemplo, Varsovia tiene 5.3 millones de m2 de espacio de oficinas, lo que equivale aproximadamente a 106,000 espacios de estacionamiento. Esto significa que hay hasta 40,000 espacios de estacionamiento sin usar en la ciudad cada día. El costo mensual de un espacio de estacionamiento en la capital es, en promedio, de alrededor de 150 EUR.

¿Cómo se ve desde la perspectiva de una empresa? Simplemente implementando sistemas de gestión de estacionamiento, con 50 espacios de estacionamiento, se pueden ahorrar alrededor de 2,000 € cada mes. Básicamente, desde el primer día.

“Para hablar de una ciudad verdaderamente inteligente, vale la pena centrarse no solo en implementar nuevos medios de transporte y tecnologías del futuro, sino también en responder a los problemas del presente. Antes de pasar a nuevos modelos de movilidad en la ciudad, vale la pena ser consciente de cuánto se puede cambiar, mejorar y ahorrar dentro de los marcos actuales. El problema de los espacios de estacionamiento no utilizados también se extiende a otras áreas de la vida urbana. Se podría citar, por ejemplo, céspedes no utilizados o aceras atascadas de coches para los que de facto hay espacio en un aparcamiento de oficina”, dice Bartosz Dobrowolski de la Fundación Proptech.

Otro tema, y el único bien que no se puede recuperar, es el tiempo. El tiempo que se tarda en encontrar un espacio de estacionamiento en el centro de Varsovia es, conservadoramente, de unos 10 minutos, y llegar a la oficina toma otros 5 minutos. Con base en esta suposición, si alrededor de 100 empleados de la empresa pierden tiempo de esta manera, colectivamente y de forma irrecuperable, pierden 25 horas todos los días.

Estacionamiento de cero desperdicio

Teóricamente, la mayoría de las empresas son conscientes del problema, pero pocas eligen abordarlo. Y hay más y más sistemas, plataformas y aplicaciones en el mercado para ayudar con esto.

“En una simplificación y reduciendo la operación a la funcionalidad clave: el sistema crea un mapa interactivo de estacionamiento y su configuración básica, y proporciona acceso al e.g. gerente de oficina. Los empleados luego se registran en la aplicación. Aquellos con espacio asignado lo liberan para días específicos cuando no van a la oficina, y los empleados sin espacio asignado pueden reservar cualquier espacio disponible ese día de forma ad-hoc. De esta manera, tienen la seguridad de poder estacionarse rápidamente y de manera eficiente en un lugar específico”, añade Maciej Węgrzynek, cofundador de Parkey.

Un aspecto paralelo aquí es el área de recursos humanos. Hacer que el estacionamiento sea más fácil, eliminando la carga de encontrar un espacio libre en el centro de la ciudad para los empleados, puede agregar valor a sus beneficios y hacer que estén más dispuestos a regresar a la oficina.

Esto es importante en una era en la que el trabajo híbrido se ha consolidado firmemente, y aún más para los empleados con discapacidades, para quienes caminar unos cientos de metros hasta la oficina a menudo es un obstáculo insuperable.

Apoyo a las personas con discapacidades

Gracias al apoyo de la UE, Parkey está desarrollando un sistema de dispositivos de estacionamiento fáciles de usar para personas con discapacidades, que se instalarán en estacionamientos subterráneos o edificios de oficinas. Las personas con discapacidades enfrentan muchos desafíos al desplazarse, debido a las peculiaridades de cómo están construidas las ciudades o los edificios de oficinas, que solo se hacen evidentes cuando se tienen ciertas limitaciones.

“Tengo un coche adaptado adecuadamente y, a pesar de estar paralizado de la cintura hacia abajo, es el mejor medio de transporte para mí. Los obstáculos muy a menudo comienzan en el alcance de la mano hasta la meta. Nunca sé si los espacios para discapacitados estarán libres, si puedo contar con ayuda si tengo equipaje o si las puertas de entrada serán tales que tendré oportunidad de llegar al escáner de tickets. Los viajes de negocios son casi siempre una ruleta en este sentido, por lo que a menudo tengo que darme una hora de antelación”, dice Szymon Klimza, un atleta discapacitado.

El tema del estacionamiento a menudo se pasa por alto al pensar en soluciones de ciudad inteligente o edificios inteligentes. Todavía hay relativamente pocas empresas implementando sistemas similares, brindando a los empleados que se desplazan en coche un beneficio valioso. Mientras tanto, esto será una necesidad cada vez más urgente en el futuro: según investigaciones, hasta el 86% de los empleados que trabajan de manera remota o híbrida también quieren continuar en estos modelos en el futuro. Y los espacios de estacionamiento asignados, si se dejan sin usar, seguirán generando pérdidas financieras para las empresas.

Descargo de responsabilidad: La opinión del autor no refleja necesariamente la de la Global Alliance of Facility Management Innovators.