FMTech Insights: La visibilidad en las operaciones de los edificios no es nada sencilla, aquí te explicamos por qué

FMTech Insights es una serie en la que expertos en el tema y líderes de pensamiento en FMTech comparten sus conocimientos y opiniones sobre su área de especialización, ayudando a la industria a aprender, innovar y crecer. La serie cubrirá todos los sectores en FM: desde la gestión del lugar de trabajo, las operaciones y el mantenimiento, la gestión de energía, la gestión de residuos y todo lo que se encuentra en medio.

Raj Subramanian es el cofundador de Facilio, una plataforma de operaciones inmobiliarias impulsada por IA que ayuda a los propietarios y operadores de bienes raíces a agregar datos de edificios difíciles de acceder, optimizar el rendimiento y controlar las operaciones de portafolios, todo desde un solo lugar.

Con el mundo regresando al lugar de trabajo, ya sea parcialmente o completamente, los propietarios de edificios comerciales compiten entre sí para diferenciarse utilizando tecnología. ¿Qué tecnología adoptar? ¿Nuestras soluciones actuales apoyan la entrega de una experiencia óptima para los inquilinos y satisfacen las necesidades en evolución del lugar de trabajo post-pandemia? Estas parecen ser las principales preguntas que rondan las mentes de los gerentes de operaciones de edificios y de instalaciones.

Por abrumador que pueda ser operar un portafolio grande, probablemente no estés buscando una solución "disruptiva". En cambio, deseas que la tecnología te ayude a entender qué está funcionando en tu portafolio y qué no está funcionando y necesita atención.

Siempre existe presión para mejorar el rendimiento operativo y entregar valor en un mercado competitivo. Y estás tomando decisiones difíciles todo el tiempo. Quieres que tus herramientas y datos trabajen juntos para tener visibilidad cohesiva y en tiempo real de tus operaciones y reaccionar en consecuencia. Y probablemente quieras que todo sea simple y fácil de usar, lo cual es posible que tus sistemas heredados actuales no estén entregando.

Pero en una industria caracterizada por complejidades, mentalidades tradicionales y resistencia a dejar ir el software heredado sobrecargado, ¡la visibilidad es todo menos sencilla!

¿Qué hace que la visibilidad operativa sea uno de los problemas más difíciles de resolver en bienes raíces?

El panorama de las operaciones inmobiliarias se ha vuelto extremadamente complejo y descentralizado. El mercado está cada vez más fragmentado en términos de datos, aplicaciones y servicios: existen sistemas tradicionales de gestión de edificios, dispositivos periféricos con inteligencia integrada, actores verticalmente integrados con plataformas propietarias, proveedores de servicios, software para proveedores y contabilidad, y prácticamente todo lo demás que se pueda imaginar.

Fuente: GTMResearch, Memoori

Ahora considera algunos de tus principales puntos ciegos operativos. Cuando se trata del rendimiento de los servicios públicos, probablemente estés planteándote preguntas como: ¿Qué está causando el consumo máximo de energía en cada edificio? ¿Cómo puedo evitar el sobrecosto de energía? ¿Puedo establecer comparaciones y resultados de retrocomisionamiento entre sitios?

El mantenimiento de los edificios también está lleno de incertidumbres. ¿Puedo identificar los equipos propensos a fallas? ¿Qué activos debo reparar y cuáles debo reemplazar? ¿Cómo puedo comparar el rendimiento de los activos de diferentes proveedores? Si estas preguntas siguen existiendo para métricas tan cuantificables como el uso de energía y el rendimiento de equipos, imagina cuántas hay para métricas más subjetivas, como la satisfacción del inquilino.

¿Pueden los administradores de edificios responder con certeza a preguntas como: ¿Cuáles son los principales puntos de fricción para la incomodidad del inquilino? ¿Qué áreas del edificio reciben la mayoría de las quejas? ¿Qué pasos en la resolución de quejas pueden llevar a la frustración del inquilino?

Para responder a estas preguntas, necesitas información y KPIs basados en datos en tiempo real. Datos que, lamentablemente, están enormemente dispersos y se encuentran como fragmentos de información a través de sistemas, software y proveedores de servicios dispares. Hoy en día, cualquier intento de capturar datos a través de estos sistemas no es directo. En su lugar, requiere una consolidación manual o largos proyectos dedicados a la integración de sistemas, lo que hace imposible obtener información significativa en tiempo real para resolver eficazmente los desafíos urgentes.

Vamos a resaltar un KPI para entender la profundidad del problema de fragmentación.

Aproximadamente un tercio de los equipos HVAC que funcionan en los edificios del mundo tienen más de 20 años. En uno de los casos clásicos de "ejecución hasta la falla", la única forma de evaluar eficazmente las opciones de reemplazo (con costos de capital considerables) es realizar un análisis estimado del costo del ciclo de vida y comparar los resultados con el rendimiento real de las unidades existentes. La mayoría de la información que necesitas para esta estimación está disponible en tus sistemas existentes, pero se necesita meses para reunir todos estos datos, analizar los informes y tomar decisiones de compra basadas en evidencia. Y para cuando hayas consolidado la información en la mesa, esos datos estarán desactualizados y probablemente ya obsoletos.

Un Enfoque de Estrategia de Datos Consolidada

Bien, entonces los datos pueden ser difíciles de consolidar. Pero, ¿realmente está impactando la rentabilidad operativa? ¿Vale la pena solucionarlo?

Considera este proverbio chino tan conocido:

"El mejor momento para plantar un roble fue hace 20 años. El segundo mejor momento es hoy."

La agregación de datos en las operaciones inmobiliarias es mucho como plantar un roble. Estaríamos mejor si se hubiera abordado hace un par de décadas, pero eso no hace que sea menos importante resolverlo hoy.

De hecho, con la pandemia imponiendo la necesidad de operaciones remotas y ágiles, la lucha por capturar y derivar KPIs significativos ha resultado en una espiral descendente de ineficiencias operativas.

Aquí están algunas de las ineficiencias más urgentes que enfrentan muchos edificios y portafolios hoy en día:

Falta de una vista operativa holística

Sin acceso centralizado y directo a información operativa en tiempo real, los ejecutivos de propiedades no tienen una manera fácil de obtener una imagen precisa de toda su operación. La falta de visibilidad para los principales interesados a menudo resulta en "facturas sorpresas", sobrecostos y rotación de inquilinos.

Casi imposible triagear los riesgos operativos

Los equipos de operaciones trabajan en silos con datos distribuidos a través de herramientas de gestión de edificios y sistemas de gestión de mantenimiento. Con demasiada frecuencia, esto resulta en tiempos más largos para la resolución de fallas, lo que puede afectar negativamente los negocios y la satisfacción de los inquilinos. También hace que sea imposible comprender conocimientos interfuncionales, como la salud de los activos desde los KPIs de mantenimiento, correlacionando patrones de uso de energía y secuencias de control.

Pérdida de control

Los propietarios y operadores dependen en gran medida de la coordinación interna, la transferencia de proveedores y el trabajo en múltiples sistemas e informes para comprender lo que es importante. Por lo tanto, muchos sienten que han perdido el control de su propio portafolio. La agilidad es casi imposible con los tomadores de decisiones en la parte inferior de la jerarquía de propiedad.

A pesar de estos urgentes riesgos operativos, la falta de una capa común de datos también pone a los portafolios inmobiliarios muchos pasos atrás en términos de innovación.

Detiene la modernización

Porque a menudo puede ser difícil trabajar con sistemas heredados y fuentes de datos. Sin un middleware de datos, conectar sistemas heredados es lento y requiere un tiempo de desarrollo significativo.

Dificulta los cambios de proveedor

Sin un control central sobre los datos de tu portafolio, te quedas atado a soluciones heredadas, a pesar de las necesidades en evolución. En un artículo sobre los méritos de una capa de datos independiente, el autor James Dice explica: "Si no te gusta una solución FDD (Detección de Fallas y Diagnósticos), deberías poder conectar un proveedor diferente mientras aún posees toda la información importante."

Restringe el crecimiento y la evolución del portafolio

Cualquier nuevo sistema, nueva ubicación o nuevo análisis debe hacerse utilizando codificación manual cara y exigente. Con las expectativas de los inquilinos en constante evolución, los equipos de propiedades necesitan una infraestructura lista para el futuro que pueda adaptarse a los cambios inevitables en la forma en que operan sus edificios.

La conclusión es que los conocimientos operativos para los edificios no deberían ser tan difíciles de obtener. La simplificación, no la complicación, debería ser el objetivo final cuando se trata de los sistemas de edificios.

Con la ayuda de un middleware sofisticado, esto puede lograrse para el beneficio de toda la industria inmobiliaria.