FMTech Insights: Gestión de Activos - Una Vista en Vivo de la Flota de Equipos

FMTech Insights es una serie en la que expertos y líderes de pensamiento en FMTech comparten sus conocimientos y opiniones sobre el tema de su especialidad; ayudando a la industria a aprender, innovar y crecer. La serie cubrirá todos los sectores de la gestión de instalaciones (FM, por sus siglas en inglés): desde la gestión del lugar de trabajo, operaciones y mantenimiento, gestión de energía, gestión de residuos y todo lo que hay en medio.

Alexander Manafi es el CEO y cofundador de ToolSense, que permite digitalizar la gestión de máquinas y servicios, manteniendo un seguimiento de las máquinas móviles (esas grandes máquinas utilizadas, por ejemplo, en limpieza). Esto lo hace mediante un simple escaneo de un código QR en la máquina que digitaliza la notificación de problemas y la emisión de tickets para las máquinas. El hardware IoT de ToolSense instalado en las máquinas es un hardware "Plug & Play" que permite interconectar fácilmente las máquinas de cualquier fabricante de manera económica.

FMTech Insights: Gestión de Activos - Una Vista en Vivo de la Flota de Equipos

Actualmente, existe una creciente conciencia en la industria de que descuidar la gestión de activos conlleva altos costos ocultos o tiene un impacto directo en los procesos de trabajo y los canales de comunicación en muchos lugares.

El tema de la "gestión de activos" ha sido hasta ahora descuidado en la industria de la limpieza. Aún queda mucho potencial por aprovechar para aumentar la eficiencia. Con nuevas tecnologías, como el Internet de las Cosas (IoT), este potencial puede ser explotado.

El costo promedio directo de equipos y recursos representa solo el cinco a siete por ciento de los costos anuales totales. Durante mucho tiempo, se consideraron comprensiblemente un tema secundario. Actualmente, hay una conciencia en la industria de que descuidar la gestión de activos conlleva altos costos ocultos o tiene un impacto directo en los procesos de trabajo y los canales de comunicación en muchos lugares.

En este contexto, surge el tema poco querido del inventario. A menudo existe gran incertidumbre en las empresas sobre el stock total de equipos y recursos, cuyo valor a menudo supera los millones de libras. O las inspecciones, a menudo inadecuadas o incluso completamente olvidadas, de, por ejemplo, los activos eléctricos (pruebas PAT) y las escaleras, debido a una implementación, planificación y documentación incorrectas.

En una industria como la limpieza, donde cada centavo se rota tres veces, todavía hay mucho potencial para aumentar la eficiencia. Las empresas de limpieza suelen tener flotas mixtas o trabajar con máquinas y equipos de diferentes fabricantes. El objetivo debe ser estandarizar estos recursos operativos.

 

El Estado Actual

Actualmente, la gestión de activos en la mayoría de las empresas se vive en dos realidades: por un lado, existe una realidad teórica en forma del sistema ERP y la contabilidad en la oficina administrativa. Por otro lado, está la realidad práctica en el terreno y con los gerentes de sitio, que se refleja en numerosas listas de Excel que se actualizan una vez al año con gran dificultad. Ambas realidades a menudo tienen poco en común.

Como resultado, esto da lugar a numerosos problemas costosos:

Problema 1: La prueba de activos y equipos generalmente se planifica manualmente por el gerente de sitio, se lleva a cabo por el socio de servicio en formato papel y, en algunos casos, se documenta de manera muy heterogénea. Esto significa que hay poca comparación o trazabilidad. Además, las inspecciones conllevan altos costos, entre 15 y 30 libras por activo. Los gerentes de sitio podrían hacer esto por sí mismos con herramientas digitales adecuadas.

Problema 2: Las decisiones de compra siguen siendo muy subjetivas hoy en día. La razón de esto es que falta datos para tomar decisiones basadas en hechos. Se compra equipo que es un poco más barato, pero luego genera varios miles de libras en costos de mantenimiento durante su operación y provoca costos adicionales en los procesos.

Problema 3: A menudo, no es necesario tener grandes equipos, aunque finalmente se compran. Como resultado, este equipo no se usa con frecuencia y ocupa capital valioso. O al revés: tal vez se necesitaría una máquina más grande y se podrían ahorrar muchas horas de limpieza.

Problema 4: Hasta ahora, los procesos de servicio se han llevado a cabo principalmente de forma manual, lo que le cuesta mucho tiempo a los gerentes de sitio. Además, los procesos de servicio se disparan regularmente debido a trivialidades, lo que a su vez puede generar altos costos.

Problema 5: Debido al inventario manual en el sistema ERP o basado en Excel, la mayoría de las empresas no tienen una visión general del inventario real de activos. Esto a veces provoca costos adicionales entre el 10% y el 20% de los costos anuales de las máquinas.

Con todas las dificultades que enfrenta la gestión de activos, nuevas tecnologías como el Internet de las Cosas (IoT) pueden ofrecer servicios valiosos.

Pero aquí, las empresas de limpieza enfrentan dos desafíos principales:

Silos de fabricantes frente a flotas mixtas: Típicamente, las empresas de limpieza tienen flotas mixtas, es decir, activos de varios fabricantes. Actualmente, se puede observar que casi todos los fabricantes están tratando de lanzar su propia solución propietaria de silo para la gestión de su equipo. Sin embargo, la empresa de limpieza suele tener un interés limitado en estar tan atada a un proveedor de máquinas o le gustaría mantener un cierto grado de independencia.

Costos operativos frente a requisitos económicos: Las soluciones de digitalización actuales de los fabricantes a veces cuestan entre 10 y 30 libras por activo y mes. Esto es demasiado caro para la mayoría de las empresas de limpieza y hace que sea muy difícil un caso de negocio económicamente viable. La razón de estos altos costos es que la mayoría de los fabricantes de máquinas siguen el enfoque tradicional de transmisión de datos.

La implementación técnica
Para permitir una digitalización integral y, al mismo tiempo, eficiente de la gestión de activos y recursos, primero es necesario considerar las diferentes áreas de aplicación y funcionalidades de los recursos.

El objetivo no debe ser crear una solución "de huevo y gallina" que pueda cubrir todo, sino más bien reunir una sinfonía inteligente de diferentes opciones de conectividad: desde módulos IoT inalámbricos hasta etiquetas Bluetooth, transpondedores NFC y códigos QR.

Todas estas tecnologías también se pueden vincular entre sí: por ejemplo, la etiqueta Bluetooth en la aspiradora puede comunicarse con el módulo IoT en el fregadora-secadora automática. Esta es una pequeña caja inteligente que se conecta a la máquina y luego actúa como puerta de enlace para recopilar los datos de la flota, procesarlos y enviarlos a la nube de manera compatible con la DSGVO mediante una tarjeta SIM. Esto ahorra costos y crea una cobertura amplia.

También es importante pensar detenidamente en qué datos son necesarios para optimizar la toma de decisiones económicas y los procesos operativos. Piense, por ejemplo, en mensajes automáticos cuando la máquina sale de su ubicación asignada o se mueve fuera del horario central. Una tecnología que ha demostrado ser eficaz en este sentido es el llamado edge computing. Aquí, los datos se analizan continuamente en el módulo IoT directamente conectado a la máquina y solo los hallazgos relevantes para una evaluación se envían a la nube.

Es significativo también elegir una infraestructura de TI escalable que pueda manejar grandes volúmenes de datos y cargas de trabajo, como Microsoft Azure o Amazon Web Services (AWS). En el pasado, muchas empresas confiaban en sus propios servidores internos y soluciones locales.

Finalmente, es importante asegurarse de que el sistema sea fácil de usar y también adecuado para el uso móvil. Los empleados suelen estar bajo mucha presión de tiempo y deben poder orientarse rápidamente. Si esto no se ofrece suficientemente, los empleados podrían no utilizar los sistemas y volver a los métodos antiguos, como Excel y el papel.

En vivo en pocos días
Ya existen sistemas en el mercado, como ToolSense, que facilitan el inicio de la gestión digital de activos, y las ventajas mencionadas de las tecnologías IoT pueden aprovecharse en pocos días. La experiencia demuestra que una empresa de limpieza con una facturación de alrededor de 30 millones de libras puede ahorrar entre el 10% y el 20% de los costos de las máquinas y reducir los costos de inspección anuales hasta en 70,000 libras con un sistema adecuado de gestión de activos. Y los gerentes de sitio ahorran hasta 100 horas de tiempo de trabajo por año.

Además de proveedores de servicios como ISS o WISAG, proveedores como Numatic, i-team, Cleanfix, Columbus, STIHL y muchos otros también usan la plataforma ToolSense y el hardware IoT.

Descargo de responsabilidad: La opinión del autor no refleja necesariamente la de la Global Alliance of Facility Management Innovators.